Bei der Wohnungsübergabe ist oft alles erledigt: Die Schlüssel sind abgegeben, das Übergabeprotokoll unterschrieben, die letzte Miete bezahlt. Nur die Kaution bleibt offen. Manche Vermieter überweisen sie nach wenigen Wochen, andere behalten einen Teil zurück, weil die Nebenkostenabrechnung noch aussteht. Gerade dieser zweite Fall sorgt für Unsicherheit: Muss man monatelang warten, und darf der Vermieter dafür wirklich die ganze Kaution einbehalten?
Die kurze Antwort lautet: Eine feste Frist, nach der jede Kaution vollständig zurückgezahlt sein muss, gibt es nicht. Das bedeutet aber nicht, dass ein Vermieter das Geld beliebig lange festhalten darf. Entscheidend ist, welche Forderungen noch offen sein können, wann die Abrechnung fällig wird und ob ein Einbehalt der Höhe nach nachvollziehbar ist.
Warum Nebenkosten die Rückzahlung verzögern können
Die Kaution sichert Forderungen aus dem Mietverhältnis ab. Dazu können auch Nachzahlungen aus einer Betriebskostenabrechnung gehören. Nach dem Auszug ist die Abrechnung für das letzte Mietjahr häufig noch nicht erstellt, weil der Abrechnungszeitraum erst später endet oder noch Rechnungen von Versorgern und Dienstleistern fehlen. Der Vermieter kann deshalb unter Umständen einen Teil der Kaution vorerst zurückhalten.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen einer möglichen Nachzahlung und einer bloß theoretischen Möglichkeit. Allein der Satz „Die Nebenkostenabrechnung kommt noch“ rechtfertigt nicht automatisch, die gesamte Kaution einzubehalten. Der Vermieter muss einen Grund dafür haben, mit einer Nachforderung zu rechnen, und der zurückbehaltene Betrag muss dazu passen. Gab es in den vergangenen Jahren regelmäßig erhebliche Nachzahlungen, kann das ein Hinweis sein. Eine allgemeine Vermutung ohne Bezug zu den bisherigen Kosten reicht dagegen nicht ohne Weiteres.
Der Bundesgerichtshof hat anerkannt, dass ein Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution für eine noch ausstehende Betriebskostenabrechnung behalten darf, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist. Daraus folgt gerade kein pauschales Recht, das komplette Guthaben bis zum letzten möglichen Tag einzufrieren. Die Höhe sollte sich an der voraussichtlichen Forderung orientieren. Steht etwa eine Nachzahlung von ungefähr 250 Euro im Raum, ist ein Einbehalt von mehreren tausend Euro schwerer zu begründen als die Zurückhaltung eines entsprechenden Teilbetrags.
Welche Fristen bei der Nebenkostenabrechnung gelten
Für die Betriebskostenabrechnung gilt grundsätzlich die Frist aus § 556 Absatz 3 BGB: Der Vermieter muss dem Mieter die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Läuft der Abrechnungszeitraum beispielsweise vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung in der Regel bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter eingegangen sein. Es zählt nicht, wann der Vermieter sie erstellt oder zur Post gegeben hat, sondern grundsätzlich der rechtzeitige Zugang.
Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er eine Nachzahlung normalerweise nicht mehr verlangen. Eine Ausnahme besteht, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil ihm erforderliche Abrechnungsunterlagen trotz rechtzeitiger Bemühungen erst verspätet vorlagen. Die Begründung dafür muss der Vermieter im Streitfall darlegen. Ein möglicher Erstattungsanspruch des Mieters, also ein Guthaben aus der Abrechnung, entfällt durch die verspätete Zustellung nicht automatisch.
Auch Mieter sollten eine Frist im Blick behalten: Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach ihrem Zugang mitgeteilt werden. Das ist nicht dasselbe wie die Abrechnungsfrist des Vermieters. Wer Zweifel an einer Position hat, sollte die Abrechnung daher nicht einfach liegen lassen, sondern Belegeinsicht verlangen und konkret benennen, was geprüft werden soll.
Wie lange darf der Vermieter die Kaution behalten?
Für die Rückzahlung nach dem Auszug nennt das Gesetz keine allgemeine Frist von beispielsweise sechs Wochen oder drei Monaten. Der Vermieter darf sich eine angemessene Zeit nehmen, um zu prüfen, ob noch Ansprüche bestehen. In der Praxis werden dafür häufig etwa drei bis sechs Monate angesetzt. Das ist jedoch keine starre gesetzliche Wartezeit, die in jedem Fall ausgeschöpft werden darf. Sind Wohnung und Abrechnung geklärt, kann die Rückzahlung früher fällig sein.
Bei noch offenen Betriebskosten kann der Prüfungszeitraum über diese ersten Monate hinausreichen. Das liegt daran, dass die Abrechnungsfrist für ein Kalenderjahr erst am Ende des folgenden Jahres abläuft. Der Vermieter darf deshalb aber nicht ohne weitere Prüfung einfach die gesamte Kaution bis dahin behalten. Er muss unterscheiden, welcher Teil zur Absicherung einer realistischen Nachzahlung erforderlich ist und welcher Teil bereits ausgezahlt werden kann.
Praktisch lässt sich der Einbehalt an drei unterschiedlichen Situationen festmachen:
- Die Abrechnung ist noch offen und eine Nachzahlung plausibel: Ein angemessener Teil kann vorläufig zurückbehalten werden; der übrige Kautionsbetrag ist grundsätzlich abzurechnen und gegebenenfalls auszuzahlen.
- Die Abrechnung liegt vor und weist eine Nachzahlung aus: Der Vermieter kann die konkrete Forderung berücksichtigen. Ein darüber hinausgehender Betrag muss nachvollziehbar begründet werden.
- Eine Nachzahlung ist nicht zu erwarten oder wegen Fristablaufs grundsätzlich ausgeschlossen: Ein Einbehalt allein mit dem Hinweis auf eine irgendwann kommende Abrechnung ist regelmäßig nicht ausreichend.
Diese Einordnung ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls. Zum Beispiel können frühere hohe Nachzahlungen, außergewöhnlich gestiegene Energiepreise oder ein stark veränderter Verbrauch eine Rolle spielen. Der Vermieter sollte aber erklären können, wie er auf den zurückbehaltenen Betrag kommt. Ein kurzer schriftlicher Hinweis ist besser als eine vage Aussage am Telefon.
Die ganze Kaution oder nur ein Teil?
Die Kaution ist nicht automatisch ein Topf, aus dem der Vermieter jede denkbare Forderung unbegrenzt bedienen darf. Wenn nur noch die letzte Betriebskostenabrechnung aussteht, spricht das meist dafür, einen möglichen Betrag zurückzustellen und den Rest abzurechnen. Ein kompletter Einbehalt kann ausnahmsweise in Betracht kommen, wenn neben den Nebenkosten weitere konkrete Forderungen offen sind, etwa ein erheblicher, noch zu prüfender Schaden. Auch dann sollte der Vermieter die einzelnen Gründe benennen.
Die Zusammensetzung der Kaution kann ebenfalls eine Rolle spielen. Bei einer Barkaution muss der Vermieter die gesetzlichen Vorgaben zur getrennten Anlage beachten; Zinsen gehören grundsätzlich zur Kaution. Bei einer Bürgschaft oder einem verpfändeten Sparbuch läuft die Absicherung anders, die Frage nach einer angemessenen Freigabe bleibt aber bestehen. Hat der Vermieter bereits einen Teil der Kaution ausgezahlt, ist das kein Grund, den verbleibenden Betrag ohne Erklärung auf unbestimmte Zeit festzuhalten.
Es hilft, bei der Wohnungsübergabe nicht nur über Schäden zu sprechen, sondern auch kurz schriftlich festzuhalten, dass die Nebenkostenabrechnung für das letzte Jahr noch aussteht. Das verhindert keine spätere Nachforderung, schafft aber Klarheit darüber, weshalb ein Teilbetrag eventuell zunächst offenbleibt. Wer nach einigen Monaten noch nichts gehört hat, kann freundlich nachfragen, welche Summe zurückbehalten wird und worauf die Schätzung beruht.
Was tun, wenn keine Auszahlung kommt?
Der erste sinnvolle Schritt ist meist ein sachliches Schreiben mit einer konkreten Bitte: Der Vermieter soll die Kaution abrechnen, den unstrittigen Betrag auszahlen und einen etwaigen Einbehalt samt Berechnung erklären. Eine Frist von etwa zwei Wochen kann für eine Antwort oder Auszahlung des unstrittigen Betrags angemessen sein. Dabei sollte man nicht so tun, als sei jede noch offene Nebenkostenabrechnung automatisch erledigt; besser ist, genau zwischen dem offenen Teil und dem übrigen Kautionsguthaben zu unterscheiden.
Wer eine Abrechnung erhält, sollte insbesondere Abrechnungszeitraum, Verteilerschlüssel, Vorauszahlungen und die aufgeführten Kosten prüfen. Eine Nachzahlung muss nicht allein deshalb bezahlt werden, weil sie in einem offiziellen Schreiben steht. Umgekehrt ist nicht jede Abweichung ein Fehler: Ein höherer Verbrauch oder gestiegene Preise können eine Forderung erklären. Bei Unklarheiten kann der Mieter Belegeinsicht verlangen. Für ein Gespräch mit dem Vermieter ist es oft hilfreicher, eine konkrete Position zu markieren, statt pauschal „die ganze Abrechnung“ zurückzuweisen.
Reagiert der Vermieter trotz Aufforderung nicht, kann eine Beratung beim Mieterverein oder bei einer Rechtsanwältin beziehungsweise einem Rechtsanwalt sinnvoll sein. Das gilt besonders dann, wenn es um einen hohen Betrag, einen behaupteten Wohnungsschaden oder eine bereits abgelaufene Abrechnungsfrist geht. Ein gerichtliches Vorgehen sollte nicht der erste Reflex sein, aber auch nicht aus falscher Scheu ausgeschlossen werden, wenn ein nachvollziehbarer Anspruch dauerhaft ignoriert wird.
Was man aus der Wartezeit mitnehmen sollte
Eine ausstehende Nebenkostenabrechnung kann die Kautionsrückzahlung verzögern, aber sie ist kein Freibrief für einen unbegrenzten Einbehalt. Der Vermieter darf sich Zeit für eine ordentliche Prüfung nehmen und bei einer plausiblen Nachforderung einen angemessenen Betrag sichern. Zugleich bleibt der Anspruch des Mieters auf Abrechnung und Auszahlung des nicht benötigten Teils bestehen.
Wenn die Kaution monatelang unangetastet bleibt, lohnt sich deshalb eine ruhige, schriftliche Nachfrage: Wie hoch ist der Einbehalt, welche Forderung wird erwartet und wann ist mit der Abrechnung zu rechnen? Oft löst schon diese konkrete Frage das Problem. Und wenn nicht, hat man wenigstens eine klare Grundlage, um den nächsten Schritt zu wählen – statt nur auf ein Geld zu warten, dessen Verbleib niemand erklärt hat.
Foto von Mika Baumeister auf Unsplash
Ein Faible für gemütliche Ecken, natürliche Farben und Möbel mit Geschichte. Beim Einrichten zählt nicht der neueste Trend, sondern das Gefühl, dass ein Raum wirklich zu seinen Bewohnern passt.